Hantera handelsdokument och hålla register
För att intyga vad en sändning består av och för att säkra spårbarheten ska du som är avsändare av produkter som består av eller innehåller animaliska biprodukter (ABP) och framställda produkter utfärda ett handelsdokument och hålla register. Även du som är transportör och mottagare har skyldigheter när det gäller hanteringen av handelsdokument och är skyldig att föra register.
Ett handelsdokument kan vara en blankett eller ett digitalt dokument
Syftet med handelsdokument är bland annat att säkra spårbarheten och att mottagaren får ett intyg från dig som avsändare om vad sändningen består av.
Handelsdokumentet är ett standardiserat formulär men det finns förenklade blanketter för många typer av produkter.
Handelsdokumentet ska skrivas under och skickas i original med sändningen. Du som avsändare och transportören ska vardera ha en kopia. Handelsdokument och kopior ska sparas i 2 år.
Kategorisera animaliska biprodukter
Animaliska biprodukter och därav framställda produkter delas in i olika kategorier beroende på hur riskfylld produkten är och på vilken möjlighet det finns att använda dem vidare för olika ändamål. Det är viktigt att du har gjort en korrekt kategorisering innan du fyller i handelsdokument och register.
Handelsdokument för transport av olika typer av animaliska biprodukter inom Sverige
Följande blanketter är anpassade handelsdokument för olika typer av animaliska biprodukter och framställda produkter som ska transporteras inom Sverige.
Om det inte finns något anpassat handelsdokument som passar din sändning kan du alltid använda det standardiserade handelsdokumentet.
Till blanketterna för obehandlad naturgödsel och mag- och tarminnehåll samt rötrest och kompost finns det en möjlighet att använda en bilaga som kan underlätta om det är många transporter till samma mottagare under en och samma dag.
Hantera handelsdokument för obearbetat kategori 3-material
Om det inte finns en särskild blankett för den typ av obearbetat kategori 3-material som du ska transportera kan du alltid använda blanketten ”Handelsdokument för transport inom Sverige av obearbetat kategori 3-material och icke frånskilt mag- och tarminnehåll”, om transporten är inom Sverige. Att det står ”och icke frånskilt mag- och tarminnehåll” i rubriken kan du bortse ifrån. Det har lagts till för att dokumentet ska kunna användas också för otömda magar och tarmar som transporteras från slakterier till biogasanläggningar.
Produkter som inte behöver handelsdokument
Produkter som anses ha uppnått en så kallad slutpunkt, vilket innebär att de inte längre omfattas av lagstiftningen för animaliska biprodukter och därav framställda produkter, behöver inte handelsdokument om de uppfyller vissa villkor. Det rör sig till exempel om bearbetat sällskapsdjursfoder (inklusive tuggben), hudar, ull, fjädrar, päls, fiskolja och vissa bränslen.
För följande produkter behövs det inte heller handelsdokument:
- sällskapsdjursfoder från detaljhandeln till privatpersoner
- organiska gödningsmedel och jordförbättringsmedel från detaljhandeln till privatpersoner
- obehandlad naturgödsel som transporteras inom Sverige mellan två platser inom samma gård eller mellan en svensk gård och den som tänker sprida naturgödseln på mark (till exempel en grovfoder-, spannmåls- eller grönsaksodlare)
- obehandlad naturgödsel som transporteras till anläggningar som biogas-, komposterings- eller bearbetningsanläggningar om du dokumenterar enligt de krav som framgår av Jordbruksverkets föreskrifter om miljöhänsyn i jordbruket vad avser växtnäring
- foderblandningar som uppfyller foderlagstiftningens definition av foderblandning och krav på märkning
- mjölk och mjölkprodukter som transporteras tillbaka till mejeri från butik
- matavfall av kategori 3 som transporteras som avfall enligt miljölagstiftningen.
Tänk på att annan lagstiftning kan ställa krav på dokument och spårbarhet. Det gäller till exempel om du ska transportera foder.
Andra godkända system för handelsdokument
Jordbruksverket har godkänt digitala system för vissa företag. Om du blir uppmanad att använda ett sådant system, eller om du som mottagare uppmanas att godta att du bara får ett alternativt handelsdokument är det vissa saker du bör känna till. Den som har fått sitt system godkänt måste kunna visa för dig att du kan uppfylla de krav lagstiftningen ställer när du använder systemet.
Hantera handelsdokument vid transporter till utlandet
Vid transporter till andra EU-länder samt till Norge och Schweiz måste du som avsändare alltid använda det standardiserade dokumentet och dokumentet ska vara på mottagande lands språk. Om du inte behärskar det språket måste du skaffa ett tvåspråkigt dokument. I många fall accepterar mottagarlandets myndigheter dokument på engelska, men det måste du först ha försäkrat dig om innan varan sänds i väg. I vissa fall krävs det att du lägger in informationen i Traces och tar ut handelsdokumentet därifrån.
Använda Traces DOCOM vid transporter till och från utlandet
För att skicka vissa produkter till andra EU-länder eller till Norge och Schweiz måste du lägga in information om sändningen i Traces DOCOM. Det blir detta som är ditt handelsdokument. Dokumentet ska följa med sändningen till mottagaren och måste därför skrivas ut om det inte finns digital åtkomst till det slutliga handelsdokumentet under hela transporten. Ta reda på vilka produkter du ska lägga in information om i Traces DOCOM.
Om du inte redan har en inloggning till Traces måste du skaffa det. Du kan läsa mer om hur det går till i dokumentationen om Traces. I vissa webbläsare kan du få texten på de engelskspråkiga webbsidorna översatt till svenska.
Du ska koppla din användaridentitet till den anläggning som sändningen du ansvarar för ska skickas från. När du gjort detta ska du meddela oss det via mejl så att vi kan göra uppgifterna giltiga i Traces.
Om det är en livsmedelsanläggning kanske du redan är inlagd som användare eftersom behörigheten är knuten till företaget. Varje person som använder Traces ska ha ett eget lösenord. Du kan alltså inte dela på ett lösenord med andra användare. Det är användarens ansvar att lösenordet inte lämnas ut till någon annan.
Här finns information om hur du lägger in uppgifter i Traces DOCOM.
För dig som tar emot produkterna är det viktigt att det finns rutiner för att bekräfta att varje sändning har kommit fram. Före din första införsel ska du därför i god tid innan ta kontakt med oss via mejl för att få den information som du behöver.
Föra register
Som avsändare, transportör eller mottagare är du skyldig att föra register över avsända, transporterade respektive mottagna sändningar.
Register kan ses som ett komplement till handelsdokumenten. Om du bara har en mindre verksamhet så kan du spara handelsdokumenten i god ordning som ett register. Men för att spårbarhet ska vara möjlig i större verksamheter krävs ett separat register.
Registret ska sparas av den driftsansvarige i minst två år.
Bara den som fått ett alternativt system för handelsdokument godkänt av Jordbruksverket kan använda informationen i systemet som register. Så om du bara är användare av systemet måste du själv föra register. Men du kan basera det på utdrag ut det godkända systemet.
Minimikrav på vad som ska finnas i registret beror på om du är avsändare, transportör eller mottagare. Uppgifterna ska finnas i handelsdokumentet och kan hämtas där.
Minimikrav på innehåll i registret för avsändare
- mängden material
- datum då materialet transporterades bort från anläggningen
- mottagarens namn och adress och eventuella godkännande- eller registreringsnummer
- transportörens namn, adress och registreringsnummer
- djurart om det är foderråvara av kategori 3 (bearbetad eller obearbetad)
- nummer på idisslares öronmärke om det är hel djurkropp eller huvud.
Minimikrav på innehåll i registret för transportörer
Minimikrav på innehåll i registret för transportörer:
- materialets ursprungsort som det avsänds från
- datum då materialet transporterades bort från anläggningen
- mottagarens namn, adress och eventuella godkännande- eller registreringsnummer
- mängden material
- djurart om det är foderråvara av kategori 3 (bearbetad eller obearbetad)
- nummer på idisslares öronmärke om det är hel djurkropp eller huvud.
Minimikrav på innehåll i registret för mottagare
Minimikrav på innehåll i registret för mottagare:
- materialets ursprungsort som det avsänts från
- transportörens namn och adress
- mängden material
- datum då materialet togs emot
- djurart om det är foderråvara av kategori 3 (bearbetad eller obearbetad)
- nummer på idisslares öronmärke om det är hel djurkropp eller huvud.
Kontroll
Kontroll av rutiner för handelsdokument och register är en viktig del av den kontroll som Jordbruksverket, kommunerna, Livsmedelsverket och länsstyrelsen bedriver. Genom dokument och register kan produkter spåras och det kan säkerställas att de hamnat hos mottagare som får ta emot.
Det är länsstyrelsen som kontrollerar transporter och att handelsdokumentet är med under transporten eller är åtkomligt digitalt från bilen om sådant system används.
Författningar
Söker efter grundforeskrifter:
2006:84
Söker efter grundforeskrifter:
2004:62