Informationsinsats kring kulturarv kopplat till mat, dryck och måltider

Redovisa utgifterna för projektet separat i din bokföring

Det är viktigt att du i din bokföring redovisar de utgifter och intäkter som hör till projektet separat från utgifter och intäkter som hör till annan verksamhet. Om du inte har redovisat separat kommer det att bli ett avdrag på ditt stöd.

Se till att fakturor och betalningsbevis uppfyller kraven

Det är viktigt att du sparar alla underlag så som fakturor, betalningsbevis, avtal, offerter, följesedlar och andra handlingar som underlagen hänvisar till.

Förutom den information som en faktura alltid ska innehålla så gäller det här:

• Utgiften på fakturan ska gå att koppla till ditt projekt.

• Fakturan ska vara adresserad till, och betald av, den som sökt stödet.

• Innehåll som en faktura ska ha (verksamt.se)

Du ska ha betalningsbevis för alla fakturor. Av betalningsbevisen ska det framgå att det är du som är stödmottagare som har betalat. Fakturorna ska vara betalda senast den dag ansökan om utbetalning kommer in till den myndighet som har beslutat om ditt stöd. Det räcker inte med konteringsstämpel för din egen bokföring.

Kontantbetalningar eller Swishbetalningar över 1 000 kronor godkänns inte.

Ta reda på om du är upphandlingsskyldig

Du ska ta reda på om du och eventuell samarbetspartner är upphandlingsskyldiga.

Statliga myndigheter, kommuner, regioner och länsstyrelser är alltid upphandlingsskyldiga men även andra juridiska personer som aktiebolag, stiftelser och ideella föreningar kan vara det.

Om du är upphandlingsskyldig ska du upphandla inköpen i projektet. Du ska spara alla underlag som är kopplade till de upphandlingar som är relevanta för projektet.

Om den myndighet som handlägger din ansökan begär det kan du behöva skicka in underlag för att visa om din organisation är upphandlingsskyldig eller inte.

• Offentlig upphandling (upphandlingsmyndigheten.se)

Ta fram och spara underlag

Beroende på vad du söker stöd för kan du behöva vissa underlag som du sedan ska redovisa när du söker utbetalning.

Utgifter för personal – lämna in dessa underlag

Om du har personal som jobbar per timme i projektet eller är timanställd behöver du föra en projektdagbok där det står

• hur många timmar per dag som personen har arbetet i projektet
• vad personen har arbetat med de dagar den har arbetat i projektet.

När du jobbar timmar i projektet utifrån en fastanställning ska du också lämna en beräkning av timlönen och lönespecifikationer för aktuella månader när du söker utbetalning.

När du är anställd med timlön ska du lämna in lönespecifikationer och har du semesterersättning ska den vara utbetald på lönen. Du har rätt till semesterersättning på redovisade timmar i projektet.

• Blankett: Projektdagbok för arbetad tid
• Blankett: Beräkning timlön

Om du i stället har personal som jobbar en viss procent i projektet behöver du lämna ett underlag som styrker hur stor andel av en heltidstjänst den anställde arbetar i projektet och underlag för eventuella förmåner. Du behöver också lämna in lönespecifikationer när du söker utbetalning. Det gäller även för personal som arbetar heltid i projektet.

I ditt beslut om stöd finns mer information om hur du ska hantera kostnader för löner, arvoden och andra personalkostnader när det är aktuellt för ditt projekt.

Övriga utgifter – spara underlag

I ditt beslut om stöd finns mer information om hur du ska hantera övriga utgifter när det är aktuellt för ditt projekt.

Fika, mat och konferenser

• Om du har utgifter för lunch eller middag ska du spara deltagarlistor och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation och bidra till att du uppnår målet med projektet. I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan utgifterna med en schablon på 90 kronor exklusive moms per person och måltid.
• Om du har utgifter för fika ska du spara betalningsbevis och även faktura eller kvitto, deltagarlistor och ha en förklaring till utgifterna. Utgifterna ska gälla extern representation och bidra till att du uppnår målet med projektet. I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för fikat, men högst 60 kronor exklusive moms per person.

Du ska dock redovisa dina faktiska utgifter för mat och fika om ditt projekt är ett transnationellt projekt eller ett projekt där maten har central betydelse.

• Om du har utgifter för att anordna en konferens ska du spara konferensprogrammet och listan med namn på de externa deltagarna och vilka organisationer de tillhör. I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan de faktiska utgifterna för lunch, middag och fika.

Resor och traktamenten

• Om du har utgifter för resor ska du spara underlag för reseutlägg, till exempel bussbiljetter eller parkeringskvitton, och styrka dessa med reseräkningar.
• Om du har utgifter för traktamenten, ska du styrka dessa utgifter med reseräkningar. I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan utgifterna traktamente enligt Skatteverkets schablonbelopp för traktamente.
• Om du har utgifter för resor med egen bil, tjänstebil eller leasingbil, där milkostnaden inte ingår i leasingavtalet, ska du styrka dessa med en körjournal. I din ansökan om utbetalning redovisar du sedan utgifterna med en enhetskostnad på 30 kronor per mil. Om du faktureras för ett faktiskt belopp när det gäller leasingbilen så redovisar du det fakturerade beloppet.

• Blankett: Körjournal – projektstöd

Informera om projektet och använd rätt EU-logotyp

Pengarna till det här stödet kommer delvis från EU. Resten av stödet kommer från svenska staten. När du får EU-pengar måste du informera om ditt projekt och du måste tala om att pengarna delvis kommer från EU.

Om du har en webbplats ska du informera om projektet där. Informationen ska finnas kvar på webbplatsen i 5 år efter slututbetalningen av stödet. På webbplatsen ska du även ha med en EU-logotyp som visar vilken fond som ditt projekt får pengar ifrån. EU-logotypen ska också finnas med på allt eventuellt informationsmaterial som rör projektet.

Vilken EU-fond som delfinansierar ditt stöd framgår av beslutet om stöd. I vissa fall ska du även sätta upp en skylt som visar var pengarna kommer ifrån. I så fall kommer myndigheten som beslutar om ditt stöd att beställa en skylt som skickas hem till dig. Om du inte följer villkoren för information och logotyper blir det avdrag på stödet. I ditt beslut om stöd kan du läsa om vad som gäller för dig.

EU-logotyperna består av EU-flaggan tillsammans med en text. EU-logotypen ska alltid vara synlig och ha en framträdande plats.

• Pengar från EU – använd EU-logotyp

Ansök om ändring av ditt beslut om något ändras

Det är viktigt att du ansöker om ändring av ditt beslut om stöd om till exempel slutdatum, tidsplan, budget, finansieringsplan eller något annat väsentligt behöver ändras jämfört med vad som står i ditt beslut om stöd. Om du redovisar utgifter som inte ingår i ditt beslut om stöd kan det innebära att du inte får stöd för de utgifterna.

Kontakta myndigheten som beslutade om ditt stöd om du är osäker på om du behöver göra en ansökan om ändring eller inte. Du ska skicka din ansökan om ändring till myndigheten som beslutade om ditt stöd.

Om det inte står något annat i beslutet om ändring så gäller ändringen från och med den dag då ansökan om ändring kom in till myndigheten.

• Blankett: Ansökan om ändring av beslut om stöd

Så söker du utbetalning

Du söker utbetalning i vår e-tjänst.

• E-tjänst: Sök utbetalning

Du ska betala utgifterna innan du söker utbetalning för dem. Det är bara de utgifter som ingår i ditt beslut om stöd som du kan få utbetalning för. Du kan söka utbetalning av hela stödet på en gång eller söka flera delutbetalningar.

Du kan inte göra ändringar i din ansökan om utbetalning när myndigheten börjat handlägga den.

Redovisa utgifter och finansiering

I e-tjänsten redovisar du de utgifter som du haft för ditt projekt. Du ska också skicka in underlag som styrker dina utgifter. Underlagen ska vara sorterade och tydligt kopplade till utgifterna. Underlagen laddar du upp i e-tjänsten.

Du ska också redovisa den privata och offentliga finansiering som du har fått in. I ditt beslut om stöd står det vilken finansiering du behöver redovisa.

Om du har fått in mer finansiering än vad som står i beslutet ska du även redovisa den finansieringen. Då justeras automatiskt det belopp som du kan få utbetalt från oss.

Om du inte har fått tillräckligt med offentlig medfinansiering när du söker utbetalning kan det innebära att vi håller inne delar av stödet tills du har fått in medfinansieringen.

Om du är upphandlingsskyldig ska du redovisa uppgifter om upphandlingen i e-tjänsten.

Vissa behöver inte skicka in betalningsbevis

Om du som beviljats stöd är en kommun, en region, en myndighet eller en organisation med en central ekonomifunktion kan du ansöka om undantag från kravet på betalningsbevis.

Med central ekonomifunktion menar vi en ekonomifunktion som samlat hanterar bokföring och betalningar för en organisation med flera kontor som är lokaliserade på olika postorter och där organisationen och alla kontor har samma organisationsnummer.

För att få undantag krävs det bland annat att organisationen i en beskrivning kan visa hur organisationen kan garantera att de fakturor som organisationen redovisar i en ansökan om utbetalning är betalda.

När du har undantag för betalningsbevis kan du bli uttagen för en kontroll. I denna situation ska du kunna uppvisa betalningsbevis för de utgifter som slumpats fram för kontrollen.

Om undantaget beviljas är det kopplat till organisationen, inte till ett specifikt projekt.

• E-tjänst: Ansökan – undantag från kravet på betalningsbevis

Om du söker delutbetalning

Sök gärna delutbetalning i ett tidigt skede. Du kan till exempel söka varje kvartal eller efter en period då du haft många eller stora utgifter. Alla underlag från perioden du söker delutbetalning för ska vara med i ansökan och du ska ha betalt alla utgifter. Om du glömmer någon utgift kan du ta med den nästa gång du söker utbetalning och skriva en förklaring.

När du söker delutbetalning ska du beskriva vad som har hänt i projektet och som har en koppling till de utgifter som du söker utbetalning för.

Vissa kan söka förskottsutbetalning

Du kan söka förskottsutbetalning om du som blivit beviljad stöd inte är

• en myndighet
• en region
• en kommun.
  

Du kan få upp till 50 procent av ditt stöd i förskott, dock högst 250 000 kronor.

När du söker förskott behöver du inte redovisa några utgifter. Därför måste du i stället redovisa utgifterna för detta belopp när du söker slututbetalning.

Sök slututbetalning i tid

Du ska söka slututbetalning senast det slutdatum som står i ditt beslut om stöd. Då ska du vara klar med ditt projekt. Om du söker slututbetalning för sent minskar ditt stöd med 1 procent av utbetalningsbeloppet för varje dag som ansökan är försenad. Om din ansökan kommer in mer än 25 dagar för sent får du inga pengar alls.

När du söker slututbetalning ska du göra en slutredovisning i e-tjänsten där du beskriver vad du har gjort och svarar på frågor om bland annat mål och resultat.

Ditt projekt kommer att kontrolleras

Det är oftast länsstyrelsen och Jordbruksverket som kontrollerar. Kontrollerna görs både vid handläggningen av din ansökan om utbetalning och vid en eventuell kontroll på plats. Du får oftast veta i förväg att du ska få besök av en kontrollant. Du måste ge kontrollanten den hjälp som är nödvändig för att hen ska kunna genomföra kontrollen.

Om du inte följer villkoren i ditt beslut om stöd riskerar du att få mindre stöd, förlora hela stödet eller bli tvungen att betala tillbaka de pengar du fått tidigare.

Om vi misstänker brott, alltså att någon medvetet fuskat för att få del av stöd, ska vi anmäla ärendet till Ekobrottsmyndigheten. Om felet i den EU-finansierade delen av stödet är större än 10 000 euro måste vi också anmäla det till den europeiska byrån för bedrägeri­bekämpning, OLAF.